ノヴィータ広報担当 中根です。
新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の拡大で、ビジネスどころか生活にも急激な状況変化が起きる中、ノヴィータでも試行錯誤を続けていますのでご紹介させていただきます。
先んじての取り組みや慣れが備えになる
ノヴィータでは全社で在宅勤務に取り組み始め、早いもので3ヶ月となりました。取り組み開始はまだ国内感染者が十数名だった2月3日、この日から在宅勤務推奨を1週間実施しました。その後、感染拡大状況をみながら時差通勤推奨を数日挟み、国内各地で感染者が増え始めた2月20日から再度在宅勤務推奨を実施し、今に至ります。4月7日に発令された緊急事態宣言を受け、現在は「原則」在宅勤務としております。
他社に先んじて在宅勤務を実施した2月上旬には、「いきなり全員を在宅勤務にして本当にできるのか？」という心配もありましたが、人命や健康には代えられず、まずはやってみることにしました。お取引先様のご協力などもあって、原則在宅勤務となった今に至るまで約3ヶ月間、問題なく業務を行うことができています。
もともと、ノヴィータでは2017年からフルリモートワーク（地方からのテレワーク・在宅勤務）を複数人受け入れており、遠隔から勤務するための社内環境や仕組みが既に整っていました。昨年末時点でほぼすべてのチームで1名以上のリモートワークメンバーがいたことで、「テレワーク・在宅勤務とはこういうものらしい」というものを皆が見知っていたようです。
原則在宅勤務でさらに出社を制限している今も、全社で大きな問題はありません。というのも、緊急事態宣言前に在宅勤務をやっていた2ヶ月ほどで課題を洗い出し、対応していたこと。あとはこの期間で在宅勤務に慣れていったことも非常に大きいと思います。
ノヴィータで、この3ヶ月間で普通にやっていること
業務
- 毎日の朝礼、終礼（チームごと、および管理職メンバー横断）
- 新しい引き合いについての社内連携、見積もり作成
- 受注後の制作
- 毎月の運用（制作、定例打ち合わせ、指定時間でのデータ本番アップロード）
- 中長期課題の討議
社内イベント、その他
- 全社で行われる月次報告会（運営も自宅）
- 社内LT大会（運営も自宅）
- 新卒研修
- マネジメント研修（運営も自宅）
- 取材対応
- オンラインランチ、オンラインディナー（自主開催もちらほら）
経営層、管理職が大きな労力を割かなくても、メンバー全員が自律的にリモートワークをやれている状態で普通に業務が行われているので、デジタルマーケティング支援、WEBコンテンツ制作、人材事業といったノヴィータの主力事業はじめ、何かお困りのことがあったらご相談に乗れる状態です。当然、ノヴィータもすべてが上手くいっているわけではなく、日々小さい改善を繰り返していますし、また、中長期で見たときの課題もあります。ただ、日常の業務が原則在宅勤務でも普通に回っているおかげで、先々起こり得る課題の検討に集中できています。政府や各所機関の支援制度へ目を通し、自社でも使ってみたり、時にお付き合いのある他社様にも内容をご紹介したりしています。
テレワーク環境を整え始めてから約4年。ノヴィータも当時、助成金などを活用しながら少しずつ環境整備を行っていきました。「中小企業でのテレワーク実施は26％にとどまる」というニュースも記憶に新しく、自社を振り返るにまずはハード面・環境づくりが重要だな…と痛感する日々です。ノヴィータが今のようにテレワーク環境を整えるに至るまで、取り組みをまとめたページを最近アップしましたのでぜひご覧ください！
22人のメンバーによる、在宅勤務の工夫
さて、私自身も（ずっと出社勤務だったので）在宅勤務になって3ヶ月経ったということなのですが、日々の業務にコミュニケーションのストレスはありません。それは何かしらメンバーが工夫をしているからだろうと、皆の在宅勤務での工夫をヒアリングしてみたところ、22人のメンバーがアイデアを寄せてくれました。3ヶ月、メンバー全員が自律的にリモートワークに取り組んでいるからこその内容だなと思いますので、ぜひご参考いただければうれしいです！
（回答した22人のうち、フルリモートワークなどで既に半年以上の在宅勤務を行ってきた者が6人おります。それ以外の16人は、今回初めて在宅勤務を行ったメンバーです）
●モーニングルーティン
- 始業前に掃除機をかける。作業環境が散らかっていると気が散るため、家事を朝のうちに終わらせる。
- 出勤時と同じとまではいかなくても、パジャマからは着替える、最低限の化粧をする、コーヒーを飲む。「よっしゃ、仕事するぜ」となって気分が切り替わるので良い。
- 朝のうちに昼ご飯の準備。4月から家族4人が家にいるためお昼の準備・片付けの量が大幅増。。。お昼をささっと済ませられるように、始業前に準備しておくようにしている。
- シャワー浴びてドリップコーヒーいれてヨーグルト食べてスイッチオン。
●文字コミュニケーション
- 誰が、何時まで稼働しているのかが見えにくい状態でしたが、稼働を始める時にSlackで報告するようにした。何時まで、どんな仕事をするのかなど。
- 部署チャンネルでの退勤連絡時に、その日やったことを書くようにしている。やっていることが見えにくい・動きがわかりにくいため。
- Slackで雑談っぽい一言をいれる。普段の会話みたいな感じで。出勤時よりすこしだけ意識するようになりました。
- 長めに離席するときはSlackで宣言。
- できるだけ早めに返す、スタンプだけでも返す、という意識。
●雑談
- メンション（Slackで相手に通知を行う機能）なしで雑談を投稿。通知をつけるほどではない、余談やコメントを気兼ねなく投稿するために。
- 毎朝、仕事の話やプライベートの話題でも何でもひっくるめて雑談している。メンバーの状況だったり考えていることが都度都度共有できて良い。
- チームメンバーとミーティングする時に意識的に雑談を増やしている。雑談から、皆のステータスやテンションが分かることが多いから。雑談をすると結果的に問題を早期発見できることが多いから。
- 自分のキャパシティを事前に周囲に伝えておく。
●換気
- 二酸化炭素が増えると集中力に影響するらしいと聞いたため。
- 1時間に1回。
- 作業環境を整えるため。
●ご家族（同居の方）との連携
- 家族と勤務時間、ミーティング時間の共有。家族全員在宅になったので、それぞれのスケジュール（勤務時間、ミーティング時間、勉強する時間等）をホワイトボードに記入。
- ミーティング時間を事前に共有してなるべく被らないように調整する。Googleカレンダーに入れている。
- 長期間リモートワークを続けるには子供のケアが欠かせないと痛感したので、仕事以外の時間はできるだけ子供と一緒に過ごす。
- 妻が仕事中は夫が育児、夫が仕事中は妻が育児。子供が「誰も見てくれてない」と思った途端に抱っこをせがんだりちょっかいかけてくるので、どちらかが子供を見ている時間は絶やさないことで結果として作業効率が上がる。
●気分転換
- アロマを焚く、ハーブティーを飲む
- ちょっと美味しいコーヒーを飲む
- ラジオや音楽を流す
- 料理（たけのこを茹でたり、クッキーを焼いたり）
- きりがついたら家事を挟む
●設備投資・作業環境の最適化
- イスが体に合っていなかったので年始に買い換えていたが、リモート始めの長時間作業でも集中して作業することができた。
- 現状の2倍ぐらい広いデスクを買った。デスクの広さは仕事の効率に直結するため。
- PCスタンド・キーボードを自宅用に購入。オフィス時よりテーブルが低いようで目線が下がり、背中や肩が凝るようになったため。
- オフィスチェアとモニター2枚を導入。作業的なストレスはない。ビデオミーティング用にクロマキーの布を導入。
- 仕事場所を変える。1案件終了ごとに気分転換で場所変え、1日の集中力を絶やさないようにしている（他メンバー含めて挙がっていたのは、ベランダ、自宅屋上、自宅の庭、洗面所…など）
- 事務所ではハードウェアに頼る作業効率アップを進めているが、自宅ではショートカットなど作業短縮になるものを積極的に使っている。モニターが複数なくても問題なく仕事ができる。
●健康維持
- ラジオ体操
- 13時になったらストレッチとスクワット
- 腰痛防止で早朝にランニング
- 腰痛対策として大きめバランスボール
- 夜にストレッチ
●オンライン打ち合わせの工夫
- テレカン時に簡単な資料を作成し、画面共有・クラウド上で共有。隣にいたら紙に書いてみせる…みたいなことができるが、リモートなので工夫が必要。
- できるだけ大きい声で話す、頷く。実際自分の声がどんなふうに聞こえているのかわからないので、できるだけ大きめの声ではっきり話すように意識している。
- 少し大きめのデジタル時計を近くに置く。Zoomで話していると（ファシリテート役割が多いせいか）時間を確認・認識できないことが多くなったため。
- 玄関チャイムへの配慮（宅配便を受け取る時間に打ち合わせを入れない。打ち合わせと重なる時はチャイムの音量を下げる）
●あえて出社時とスタンスを変えない
- リモート始めの頃は早めにレスするように心がけていたが、Slackを気にすると作業に集中しづらくなるため出社時と変わらない注意度に切り替えた。長時間反応がないと不安に思わせたこともあったため、レスを後回しにする場合はスタンプで既読を伝えている。
- 電車の中で技術ブログ等を読んでいたので。通勤時間がなくなったが学習の時間に充てている。
- 今までは、顔を見て話せることでの安心感がありそこが重要だと感じていましたが、1年で、信頼の土台ができていたので、リモートになったとしても寂しさをあまり感じていない自分がいます。共に働くメンバーへの信頼の土台作り、大切だと思います。
- リモート、出社を比較しない。比較すると、良し悪しの話になりがちなので。結局、どちらも一長一短で工夫次第。
●仕事が終わったあとの切り替え
- 仕事が終わってから30分〜1時間ほど一人の時間を作る。仕事が終わりすぐ家事育児だと息つく間がなくしんどい。ずっと家にいるからこそ「休憩も仕事のうち」として休憩時間を意識的にとる。
- 退勤後はSlackやメールの通知チェックは基本行わない。家庭内のオンオフを明確につけるため。
- 終業時はPCを見えづらい場所にしまいOFFに切り替える。休憩中も同様。仕事の時は仕事に関係ないゲーム機などを見えづらい場所にしまい、机上にPCなど仕事関連のもののみを置いている。
基本の業務時間帯をあわせてスピード感を保ち、見えない中でのやりとりに配慮を行いつつ、この状況もあるのでご家庭の事情やライフスタイル、その人のタイプなどでそれぞれのペースも許容して勤務する文化が根づいています。それができるのは、成果を見て評価を行う土台があるからこそです。
以前のブログに書いたように、「本質は距離を超える」「手段・手法よりも“一緒に働きたいか”」「今までと違うからこそ、あるべきを拡張できる」という思いは今も変わりません。これからも、メンバーをはじめとした関係者各位の安全を確保、および安定したサービスの提供を第一に置きつつ、これまで我々が取り組んできたことや強みを社会に提供すべく邁進してまいります。
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