NOVILOG

株式会社ノヴィータが運営するブログメディアです。メンバーのこと、文化や価値観、ノウハウ、様々な活動などについて発信します。

全社初の在宅勤務推奨期間、決定と実施の裏側

 

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ノヴィータ広報担当 中根です。

昨年末から今年にかけて感染拡大し、世界保健機関(WHO)も「国際的に懸念される公衆衛生上の緊急事態」を宣言するまでになっている、新型コロナウイルス。日本でも感染者が出るなど看過できない状況の中、ノヴィータではメンバーと支えてくださる関係者各位の安全確保を目的として、2/3(月)~2/7(金)の1週間、在宅勤務推奨期間としました。

ノヴィータでは柔軟な働き方を複数受け入れていますが、実は、全社で在宅勤務推奨をするのは今回が初めて。オンライン会議システムの活用など、期間中、ご理解・ご協力くださいました関係者の皆様には心より感謝を申し上げます。今日のブログでは、在宅勤務推奨を決定するまでのプロセス、また、実際にやってみた感想などをレポートしたいと思います。

 

リモート、BCP…日頃の備えがあってこそ

ノヴィータは、多くの観光客が訪れる新宿駅の目の前に本社があります。通勤電車や、勤務中において、感染リスクが高いだろうことは容易に想像がつきます。 

 

 

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(オフィスの窓から見える新宿駅。2019年3月撮影)

 

ご存じの方もいらっしゃると思いますが、ノヴィータは2017年からフルリモートワークを受け入れており、地方勤務者も複数名います。取り組み開始から時間も経ってきて、今や、リモート勤務の人がいないチームの方が珍しくなっています。平常時よりオフィス外から勤務を行うための環境が整っています。

合わせて、BCP(事業継続計画)の構築にも積極的に取り組んでいます。昨今各地で多く起こっている災害を受け、各地にメンバーがいることもあってリスクが多くあることへの課題感が高まっていました。昨年から整備を開始し、計画の策定や社内周知、防災用品・備蓄品の手配、安否確認システムの運用を開始したところです。そのさなかでの、今回の在宅勤務推奨となりました。

 

「来週から開始可」在宅勤務推奨の実施決定まで

今回の在宅勤務推奨実施のきっかけは、他社様の対応。IT業界では、日頃リモートワークや時差通勤などに取り組んでいる企業も多く、新型コロナウイルス対策として早い企業では1月下旬に在宅勤務の対応を決めた他社様もいらっしゃいます。お取引先で、社員様の勤務に関するお知らせや、対応のお知らせををお送りくださった方もいます。

ノヴィータ本社は先述のような環境にあり、観光客がもともと多いエリア。今ほど感染症の実態がわかっておらず、人から人への感染がありえると聞いていたことから、ノヴィータでも感染リスクを下げるため在宅勤務ができないか、1月末より具体的な検討に入りました。

 

●実施内容の検討:1/28(火)~29(水)

まずは経営層にて、どのように実施するかの検討を行いました。他社様の対応事例を参考にドラフトを作成。共有サーバや業務フローが、既にオフィス勤務以外を想定して整備済みであることが功を奏し、「業務をどうやって回していくか」で懸念が出ることはほとんどなく、やる際のルール面の討議に集中できました。

 

期間は2週間程度を想定(※その後、都度見直し前提にて1週間に変更)

カフェやコワーキングスペースではなく、自宅での勤務を基本とする

自宅勤務に慣れていない人もいるため、勤務開始、勤務終了時にSlackで連絡する。また、チームで朝礼や終礼を行う

オンラインミーティングを推奨。やむを得ず外出・訪問の場合は、社内の共有カレンダーにその旨を記入する

実施期間や実施内容は、1週間後の社内外状況を鑑み、都度検討する

 


●リスクの洗い出しと対策検討:1/30(木)

実際にリモート勤務のメンバーはおり、業務フローもリモート勤務を十分想定できているとしても、実際に全員でやったことはなかったため見えにくいリスクがあるかもしれません。多様な視点でリスクを洗い出すために、実施内容があらかた固まった時点で、各現場を知っているリーダーにも共有し意見を聞きました。

その時挙がった主なリスクの一例と、実際の対応策については以下になります。

開始タイミングが来週(2営業日後)だと、業務が混乱するのでは→感染防止するなら早く始める方が良く、大抵の作業環境は整っているため来週からでも開始できるとの声。実際に、この日から2営業日後、在宅勤務推奨を開始。

オフィスの電話が鳴ってしまう→事前ご連絡にて、できるだけ本人直通の電話に切り替えていただくか、メール連絡をお願いする(転送対応・代行業者利用も検討したが、契約から実施になるまでのタイムラグや、転送希望期間などの関係で今回は叶わず)。

自宅に作業環境が整っていない社員がいるのか分からない→最低限、仕事ができるであろうインターネット環境はあるものと思われる。とはいえ、何が起こるかわからないことに備え、期限を区切ってやってみる。

受託など、お客様の環境などによって、オフィス内からのみ対応可能な作業がある→技術で解決できるものは事前に準備。どうしても出社が必要な場合は、該当作業のタイミングをあわせて、可能な限り出社日を減らせるように。

 

翌日午前、経営層の会議にてリスクに関する会話をした上で最終決定したいとなったものの、高確率で実施するであろうという温度感になったのがこの日。昼ごろより、社内外に周知するための文章の準備や、社外周知に向けた関係各位の作業リソース打診、実際にオフィス外から業務を行うための一部準備を始めました。

 

●最終決定と社内外周知:1/31(金)

全社でやったことはないため多少のリスクは考えられるものの、都度見直し前提でやってみてもよいだろうと、午前中の経営層の会議にて確認。東京オリンピック期間中のリモート勤務トライアルも兼ねられることから、まずは1週間の実施をしてみようと、在宅勤務推奨期間の実施を正式決定しました。

社内には、昼すぎに正式決定を連絡。感染防止のための在宅勤務(リモート勤務)であること、そして「リモート勤務だから」という理由でお客様へ手間をかけないよう努めてほしいと改めて周知し、翌週からの在宅勤務のために準備をすすめてもらいました。社外告知文章を仕上げ、制作チームの協力をもらって夜にサイト掲出。そのまま1週間の在宅勤務推奨期間に入りました。

(翌週から開始するにはやや急なお知らせで、ご迷惑をおかけした方もいらっしゃるかと存じます、申し訳ございません。そして、ご協力いただきありがとうございました)

 

やってみてよかったこと、課題になったこと

 

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(在宅勤務推奨初日の2/3(月)、いつもオフィスでやっている終礼をZoomで行った時の様子)

 

よかったこと

感染防止がもともとの目的ですが、人混みを避けられ、人に接触する割合も減ったとの意見。多くのメンバーがこの効果を感じており、狙い通りになったようです。新型コロナウイルスはまだわかっていないことも多くあるので、警戒せざるを得ない外出の時間を減らすことで心理的負担も減ったようでした。連動して、インフルエンザや風邪などの病気に感染するリスクも減っているといえるでしょう。在宅勤務のため、マスクなど、感染防止用品のストックを減らさずにすむ、という側面も。

また、通勤のストレスやコストがないのが嬉しいという意見や、周りの電話や話し声がなく集中して作業ができるという意見もありました。慣れない最初こそ、コミュニケーション不足による効率低下を警戒していたメンバーも、思ったよりコミュニケーション面のストレスが少ないと申していました。これは、いつもの打ち合わせをオンライン会議システム(Zoom)利用で引き続き行っているのに加え、朝礼や終礼を積極的に行っていたことが関係していると考えられます。さらには、普段からリモート勤務のメンバーと多くやりとりをしているため、社内各所にふるまいの知見が溜まっているようです。

もともと全体の半数がリモート勤務だったチームのメンバーは、「全員が在宅勤務になったけど特に変わらず」だったそうです。

 

課題になったこと

最も多かった声は、作業環境について。ノヴィータでは本社で働くこともひとつの働き方と考え、作業に必要なディスプレイサイズやネットワークのグレードを上げたり、椅子を疲れにくいものにしたりなど社内環境を整備しています。そのリッチな環境からすると、在宅勤務の環境は本社ほど整っていない場合が多かったようで、姿勢が悪くなり身体が痛くなる、ネットワークが弱いなどの声があがりました。

先程申し上げた「集中して作業ができる」の裏返しで、周囲に動きがなく時間の間隔が麻痺しやすい、慣れないといった意見もありました。勤務中に会話がなく、淋しいといった声も。

営業部門は、できるものはオンライン会議システムでの打ち合わせに代えていただきつつも、話の内容によってはリアルに会っての打ち合わせが必要な場面もあったようです。また、外出の合間に戻る場所はどこをベースにするか(本社?自宅?その他?)に迷いがあったとのこと。

紙書類の対応も課題にあがりました。紙書類やその押印などは、物理的なものなので場所が離れていると対応できません。特に、今回はバックオフィスの負荷がもともと上がりやすい月初に在宅勤務推奨期間を設定し、加えてこの期間に行政への申請で紙書類の提出を予定していたため余計に、バックオフィスチームには負荷をかける結果に。紙書類を減らせるように整備中ですが、もし対応完了できていたら少しは違っていたのかもしれません。あわせて、紙書類に対する他社様のご理解ご協力がないと成立しにくいことを実感する期間となりました。

 

状況に合わせて、都度対策を見直す

なお、1週間の在宅勤務推奨にトライした結果を踏まえ、社外状況を含めて見直しを行い、本日2/10(月)からは出社勤務を基本としながらも、感染リスクとなりうる通勤ラッシュ時間帯の移動を避けられるような対応といたしました。今のところ、幸いにも国内での重症化の事例が少ない状況、また、オフィスの方が作業環境が整っている場合が多いという状況があったためです。感染防止に努めたい思いは変わらず、オンライン会議システムの活用などをお願いする場合もございますので、ご協力を賜りたくお願い申し上げます。

今後も、メンバーをはじめとした関係者各位の安全を確保、および安定したサービスの提供を念頭に、感染拡大の状況や社内の状況次第で都度、対策内容の見直しを行ってまいります。

 執筆:中根範子(広報)