入社時にやっていただくこと～ノヴィータのオンボーディングのすべて～

ノヴィータ広報担当・NOVILOG編集長　中根です。

ノヴィータでは、新卒採用や、随時中途採用を行っています。
入社希望の方には社内の雰囲気や、募集の背景、期待していることなどを知っていただくため、それぞれの部署やチームの上長との面談・面接を複数回行い、すりあわせに努めています。面談等は限られた時間になってしまうので、このNOVILOGはじめ情報発信を積極的に行い、ノヴィータのことをより多く知っていただけるようにしています。
入社が決まった方には、面談などの窓口を行っていた人事に加え、バックオフィス、情報システム担当者などから、入社前から入社後にかけてのフォローを行っています。でも全社フルリモートだし、出社勤務中心の場合に比べてうまくいくかどうか不安に思われる方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで今回は、ノヴィータへ新しく入社してくださる方が社内のことをキャッチアップしやすくするため、どのようなフォローアップ（オンボーディング）を行っているかをお伝えしていきます！

※入社してからのフォローアップのことを、人事の用語で「オンボーディング」といいます。

入社決定～入社

入社が決まった方が、入社日までに受けるオリエンテーションや説明会について紹介します。

入社決定

労働条件決定

一人ひとりの希望と、会社側の期待値に合わせて労働条件を決定していきます。ノヴィータには現在20通りほどの働き方があり、定時（フルタイム）勤務の他に時短勤務や、育児等の事情に合わせやすい月48時間からの勤務も取り入れています。
そのため、入社時の自分の生活スタイルに合った勤務形態を所属長と相談のうえ、決定します。

アカウント手配・PC等貸与

業務で使用するメールやソフト、ツールのアカウント発行を行います。各種アカウント手配は情報システム担当が行って内定者にご連絡、通知される期日までにアカウントの認証をお願いしています。
あわせて、フルリモートを基本とするノヴィータでも業務で使用するPC・周辺機器は会社側で手配しています。業務内容や労働条件等により、貸与される内容やタイミングは異なりますので詳しくは面談の際にお問い合わせください。

入社1週間前にかけて

労働条件読み合わせ

入社の2週間程度前になったら、本人と所属長、バックオフィス担当者の3名で労働条件の読み合わせを行います。ここで実施するのは、上記で決定した労働条件の詳しい説明と入社にあたって必要な書類の確認の他、働くにあたっての認識のすり合わせです。
入社前に所属長と顔を合わせる最後の機会のため、働くにあたって不安なことや、聞いておきたいことを確認する場としても活用していただいています。

労務手続き

労働条件の読み合わせの前後には、社内担当者からPCを含んだ貸与品一式と、入社にあたって必要な書類の送付が行われます。
労働条件読み合わせで条件の確認が済みましたら、入社や各種保険の加入に必要な書類を整え、返送していただきます。

ノヴィータ社内での動き

同時に社内では、新しいメンバーの方を迎えるにあたって以下のような動きをしています。こうしたバックオフィス上の準備や、迎え入れるチームメンバーはじめ全員への通知を経た上で入社日を迎えます。

名刺作成の判断

ノヴィータでは現在、全社でフルリモート勤務を行っており、全国各地にメンバーがいます。お客様とはオンラインミーティングとさせていただく機会も多いため、名刺は必要な人だけが申請して所持しています。
入社される方の部署や役割によっては、入社後まもなく必要になることもあるので、このタイミングで社内で作成の判断を行います。ちなみに名刺のデザインは社内のデザイナーによるものです。

入社メンバーがいることを事前に社内周知

週に一度の全社朝会などにて、入社メンバーがいることを事前にお知らせしています。全社フルリモートで物理的な距離があることや、40人ほどでお互いの存在が感じられる組織であることから、社内の周知を大事にしており、入社後のフォローにつなげやすくしています。

入社前にチームメンバーと交流

部署やチーム、状況によっては入社前に、ご本人とチームメンバーの交流を行うこともあります。集まれるメンバーで食事に行ったり、オンラインで顔合わせを行ったりするなどのケースがありました。

入社前でもご本人の不安を少しでも和らげるよう、連絡は密に行っています。もし不明なことがあれば、すぐに担当者につながる工夫をしているのも特徴です。

入社後1ヶ月間

各種説明会

入社後すぐは、実際の業務と並行して社内制度やシステムの説明会が行われます。

会社説明会

ノヴィータとはどんな会社なのか、そして2006年の設立からどのような歴史を歩んできたのかを知ってもらう機会として、入社後に説明する機会を設けています。
人生の中でも決して短くない時間を割く仕事の場として、ノヴィータという会社に愛着を持っていただきたいとの思いから、広報担当がこれまでの会社の歩みを紹介します。NOVILOGなどでまだ十分に発信できていない最新情報の補足に加え、事業内容や取り組みが幅広いので、困った際に尋ねる見当をつけていただければよいなという意図も込めています。

経費勤怠説明会

主に経費や勤怠を管理するツールの使い方についての説明会です。バックオフィスメンバーとご本人が参加し、実際のツール画面を操作しながら毎日の勤怠管理や、毎月発生する経費精算のシステムについてレクチャーします。

情報システム質問相談会

リモートワークにおいて、コミュニケーションするための基本でもあるツール類とセキュリティ意識はとても重要です。入社間もないタイミングのうちにこれらの質問相談の機会を設けることで、お困りごとを減らし、スムーズな勤務につなげています。
ノヴィータでは2017年にISMS認証を取得し、現在は独自のルールに昇華させて運用中です。情報セキュリティ対策への意識を高く持ち、インシデントが起こらないよう啓発の取り組みを行っていますので、その考え方やセキュリティ運用の中身なども知っていただきます。

コミュニケーション機会

また、こうした説明会の他にも、ご本人のお人柄を知ってもらったり、チーム内外のメンバーと親睦を深めるための催しも随時開催しています。

全社集会での入社の挨拶

入社された方には、週一で行っている全社の朝会などのタイミングで1分程度の簡単な挨拶をお願いしています。これまでのご経験や携わる予定の業務、他にも趣味など自己紹介を兼ねていただけると、社内で似た趣味の方を見つけられるかもしれません。
不在のメンバーがいたりすることもあり、合わせてメール等の文字コミュニケーションでのご挨拶も行っていただいています。

歓迎よもやま（入社した人を囲む雑談会）

ノヴィータでは「よもやま」と呼ばれる、メンバー同士がざっくばらんにお話しする雑談会を開催しています。普段はテーマごとに運用をしていますが、入社した方がいた場合にも必ず「入社した人を囲む会」として開催。メンバー側も、案件などのきっかけがないとなかなか話すまでに至らないため、お話しをしながら親睦を深める機会として使ってくれています。

ソーシャルスタイル診断

ソーシャルスタイルとは、人の言動や感情表現の傾向を4つのスタイルに分類したものです。ご自身のソーシャルスタイルのタイプが診断できる検査を受けていただき、考え方や価値観の傾向を把握できる機会を設けています。
ノヴィータではチームでの仕事を大切にしており、それぞれが持つ「強みと弱み」をお互いが補い合うことを理想としています。自身のみならず、同じ部署のメンバーや上司のソーシャルスタイルを知ることで、円滑なコミュニケーションがしやすくなるようにと実施しています。

入社1ヶ月フォローアップ面談

入社1ヶ月が経過したら、人事との1ヶ月目の面談を実施します。
入社してからの困りごとや、環境の変化で感じた不安など自由に会話できる場を設け、しっかり寄り添う体制を構築しています。本人の了解を得た上で、必要に応じて上司への報告も行っております。

入社1ヶ月後以降

入社後1ヶ月以上経過し、業務に慣れてきたタイミングでも継続的なフォローアップの体制を組んでいます。

定期人事面談

入社して3ヶ月と6ヶ月のタイミングで人事との定期面談を実施しています。状況に応じ、1年のタイミングにも面談をすることがあります。
入社後1ヶ月の時のように困っていることや不安に感じていることを会話するだけでなく、目標や今後なりたい姿について相談する場としても活用いただいています。
所属長との定期的な面談は別途設けられていますが、距離が近いゆえにかえって解決が難しいこともありえます。こうした所属長以外との面談を定期的に実施することで、入社された方の不安ができるだけ解消できるよう努めています。この面談の内容も、本人の了解を得た上で、必要に応じて上司への報告を行います。

雇用契約内容の見直し

状況に応じ、所属長やバックオフィス担当者と雇用契約内容の見直しを行います。体調やライフステージの変化に沿った無理のない働き方を、面談などを通して模索しています。
入社してからも、こうして定期的にご本人との会話の場を作ることで、業務のパフォーマンスを上げるためのお手伝いをしています。
あわせて、社内LT大会（LT＝Lightning Talks、ショートプレゼンのこと）、よもやま（雑談会）、ワークショップなど社内コミュニケーションの機会は多いかと思います。ご自身のことを仲間に知ってもらい、仲間のことも知ったりするきっかけになり得るので、活用いただけたら嬉しいです。

新卒入社の場合

ここまでは、中途でご入社される方に向けてのオンボーディング施策をメインに紹介してきました。新卒でご入社された方には上記に加え、また少し違った内容も交えてフォローアップを行っていますので簡単にご紹介させていただきます。

新卒入社の方は、「社会人とは何か」ということも掴めず、リモートで物理的な距離もある中で果たしてうまくやれるのかと不安だと思います。円滑な社内文化のキャッチアップのみならず、ビジネスマナーやマインド、必要な知識を教えるべく、人事担当を中心に新卒研修を行い、配属部署のメンバー以外にも多方面から細やかなフォローを行います。全社フルリモートとなってからも2回の新卒入社を受け入れた実績があり、その度にプログラムをアップデートしています。

新卒研修は約1ヶ月間。ガイダンスから始まり、ビジネスマナーやメールの書き方、セキュリティや財務の考え方などについて学びます。研修期間中は空き時間での自主学習や、部で出された課題の学習に取り組んでいただいています。
入社から半年後には、新卒研修成果発表会も開催して学んだことを業務に活かせているかを確認する機会を設けるなど、初めての就業でも安心して実際の業務に取り組んでいけるような研修を目指しています。
また、新卒入社当日には新卒入社セレモニーを行うなど、フルリモートワーク環境下においても門出の日を祝い、一体感を喚起する工夫をしています。

まとめ

以上、ノヴィータで行っているオンボーディングについて紹介していきました。
フルリモートでの勤務が基本のノヴィータでは、入社される方が社内文化や情報のキャッチアップに不安を感じる場面も多いかもしれません。
ですがそうした不安は必ずあるものとして考え、「ではどうすれば解決できるか」とよりよい方法を探しています。この記事も、入社までの不安解消の材料としての活用していただけたら大変嬉しく思います。

ご質問ご感想などございましたら、ぜひお気軽にお寄せください。