NOVILOG

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作業の優先順を決めることが苦手だった私が、タスク管理を極められるようになったワケ

こんにちは、5歳になる息子の子育てに奮闘中の磯部です。
普段はフロントエンドエンジニアとして、クライアントサイトのコーディングを担当しています。
みなさんは、日々のタスクに追われている中、課題が出てきてなんとか対処し解決するものの、次から次へと課題が出てきて終わりがなく感じて疲れる…ということはないでしょうか。育児と仕事を両立しているみなさんならなおさらかと思います。
場当たり的な対応をしてしまい、余裕を失いがちだった私が、タスク管理を実践することで業務効率が良くなり、その考え方をプライベートにも持ち込むことでうまくいくようになった経緯をまとめてみました。

場当たり対応でミスを連発

そもそも私は、業務上の優先順位をつけるのが苦手で、目の前に来たものから対処していく傾向がありました。
そのため、本来優先度が高いはずの作業が後回しになることが頻発、期限間近で気づき大慌てで作業することも少なくありませんでした。
その場ではなんとかなったものの、ミスが発生して余計な手間を増やしてしまったりしていたので、心身ともに疲弊しており「なんとかできないものか…」と悩んでいました。

変わることができたきっかけ

所属しているフロントエンドチームでは、「タスクリスト」を活用しており、各人が自分の作業タスクをそちらに記載して管理しています。
ノヴィータに入社してからこの「タスクリスト」を使い始め、タスクの書き出しはできていたものの、先述の悩みは消えていませんでした。タスク登録時に算出した総予定工数を設定した基準値にあてはめ、「余裕・忙しい・超忙しい」等メンバーの1日の忙しさを見える化していたのですが、私は「優先順位をつけるのが苦手」でタスクの優先順位をつけることができていなかったため、私の忙しさは見える化できていませんでした。タスクリストをつけているのにいま一歩活用できていない状態だったのです。

チーム内においてタスクリストを導入し、運用してきた上長は、同じ「タスクリスト」を使っているのにタスク管理が完璧だったので、使い方や管理の秘訣を聞いたところ、以下の回答が返ってきました。

  • "忙しいときほど"一旦落ち着いて、現在のタスクを洗い出して優先順位をつけてみる
  • タスクを洗い出したら、①「自分でできること」②「人にお願い・確認・相談すべきこと」にわけてみる

特に、「人にお願い・確認・相談すべきこと」にわけてみることを指摘されてハッとしました。作業の優先順を決めることが苦手だっただけではなく、人にお願いすることも苦手だったことに気づいたからです。

  • 断れない → 「できないと思われたくない」から
  • すぐやらなきゃ → 「遅いと思われたくない」から
  • 人にお願いするのが苦手 → 「迷惑になるのでは」と思うから

こんなマイナスのスパイラルが自分の中に存在し、「お願いして迷惑をかけるくらいなら、1人でやったほうが早い。」と抱え込んでしまい、優先順位もつけられずどうすればいいのかわからないまま、場当たり対応を繰り返すことにつながっていたのです。
この指摘を受けて、とにかくまずは洗い出したタスクを振り分けるところから始めることにしました。

 

タスク洗い出し後に、優先順位のつけかたを決めてみた

洗い出したタスクを振り分けるべく、決めたポイントに従って優先順位を定めることにしました。3までの書き出しは今までもできていたので、4以降を新規に行っています。

タスクの洗い出し・書き出し

  1. 抱えているタスクを、メモ帳(PCでも手書きでも)などに箇条書きで良いのですべて書き出す
  2. 各タスクをカテゴリーごとに分ける(庶務、案件毎、進捗確認等)
  3. 各タスクにかかるおおよその時間(予定工数)を記入する

タスクの優先順位付け

  1. タスクを以下の観点で振り分ける
    1. 「自分でできること」
    2. 「人にお願い・確認・相談すべきこと」
  2. 下記ポイントに沿って優先順位をつけていく
    1. 「人にお願い・確認・相談すべきこと」は時間がかかる可能性が高いので、優先度を高とする。
    2. 「自分でできること」の中でも期限が決まっているものを優先度:中とする。
    3. 「自分でできること」のうち、すぐ対応しなくても良いものを優先度:低とする。
  3. 優先順に従いタスクをカレンダー登録する
     優先順位高・中のタスクは予定工数と照らし合わせて、カレンダーに順次登録する
     優先度低は時間に余力があれば登録するが、後回しでも問題なければ、後日作業する日時で登録しておく
  4. カレンダーに登録した順からタスクを消化していく

タスク消化優先順を定めてみて良かったこと

スケジュールをたてやすくなった

当たり前のことですが、優先順位をつけることで、「今やるべきこと」「後でもよいもの」が明確になりました。もともと行っていた予定工数の算出が活きたほか、他タスクが可視化されたことにより、事前にスケジュール調整・相談が可能に。余裕を持って提出できています。

ミスが減少した

スケジュールに余裕が出たことで、期限ギリギリに慌てて作業することもなくなり、ミスが減少しました。

見積もり作成時間の短縮ができるようになった

タスク記載時に実工数を見立てているので、案件ごとに見積もりをやることで練度が上がり、結果として見積もり時間も圧縮できるという副次効果がありました。

 

タスク洗い出しと優先順位づけを家庭にも導入してみた

実務上とても良い結果が得られて、自分でもびっくりしたので、これを機にプライベートでも、タスクの洗い出しと優先順位づけを導入してみました。
家庭でのタスクの洗い出し時にも②の「人にお願い・確認・相談すべきこと」が出てきたので、夫に困っていることを打ち明けたところ「むしろ何をすればよいのかわからないから手伝えず困っていた」という本音を聞くことができました

「頼まれても迷惑ではない。忙しい時は無理だと伝えるし、理由や期限がわかれば調整できるから。」と言われて、改めてハッとしました。仕事と同じで、1人で抱えていては誰も忙しさなんてわからないので、まず自分自身がタスクを把握して、無理そうなら周りに相談することが重要でした。結局のところ、自分で自分を苦しめていたんですね。

家庭でも、タスクの洗い出しと優先順位づけを導入したところ、何にどれくらい時間がかかるか把握できるようになり、「家族と分担しなきゃ回らない」ことが明確化できました。結果、家族にも協力を仰げるようになって自分の時間が増えました!
「1人でやったほうが早い。」「頼まれて迷惑なのでは。」という考え方は、かえって周りに迷惑をかけているのかもしれません。


仕事のタスク管理をプライベートでもやってみた話は、「このようなことを発表するのはどうなんだろう…」と悩みつつも、社内のLT大会で発表してみたところ、「とても共感しました」「その後が聞きたいです」などの好意的な意見をたくさんいただけました余裕を持って仕事をしたい、作業ミスをなくしたい、と考えたことがきっかけではじめたことですが、徐々に仕事もプライベートも上手く回りはじめています。最初はどうしたらいいのか、どうにもならないかも…と悩みましたが、"忙しいときほど"一旦落ち着いてひとつずつ対応していくことで、解決に近づいていけると実感しました。

ぜひ参考にしていただければ幸いです。

 

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