NOVILOG

株式会社ノヴィータが運営するブログメディアです。メンバーのこと、文化や価値観、ノウハウ、様々な活動などについて発信します。

失敗に失敗を重ねた「定例会」の取り組み

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ノヴィータ広報担当 中根です。

先週金曜日にアップした11周年のブログについては、SNS等でいいねや温かいお言葉をいただき、ありがとうございました。代表や社員の言葉を代弁できたこと、それが周りの方に伝わって反応をいただけるというのは、広報冥利に尽きるなあと感じました。そして今日はブログの日ということで、ブログビギナーながらスルーできず、ちょっと張り切って今日もブログを書こうと思います。

以前、ノヴィータで行っている勉強会を兼ねたライト二ングトーク「定例会」の取り組みについてご紹介しました。ちょうど先日、年明け初の定例会で私も発表し、「このWantedlyブログをがんばるぞ!」と社内に宣言してきました。その前後で、社外でも、広報勉強会で今年の目標を社外の広報さんの前で宣言しまして、「言ったからにはやらないと(でも需要あるのかな…)」と葛藤しつつも、個人的にも気が引き締まりました。

定例会については大体1年半ほど続けてきて、今や全社に理解してもらっている取り組みですが、最初はまったくうまくいきませんでした。つまずいたポイントや、転換点について振り返ってみます。

「成果のわかりにくさ」が最初の大きな壁

最初は、「すぐに実らない(お金にならない)取り組み」だったこともあり、続ける意味や価値を伝えきれていなかったことで協力を仰ぎにくい状態でした。発表に不慣れな社員が多く、「5分の発表を考えるのも大変、つらい」という声が多く聞かれ、制作を仕事とする社員には発表させることの価値が見いだしづらいこともあり、取り組みそのものへの不満を聞いたこともあります。上層部も案件優先の動きをとり、クライアントさまの会議に行くなどして会を欠席しがちだったので、なおのこと、「会社として大事ではない取り組み」というメッセージを暗にしてしまっていたと思います。

ただ、定例会を始める前に行っていた、全員で集まってやる業務報告の場が、仕組みの整備に伴ってだんだん不要になっていたこともあり、それよりは効果的(な可能性がある)取り組みとして続けさせてもらっていました。

発表スキルも大切だよね、定例会が有意義だね、という声が上層部から出始めたのは、半年ほど続け、社員の発表スキルが上がってきたことを上層部が認識した後のことでした。それからは、上層部も協力的になり、部下の発表をフォローアップしてくれるようになってきました。

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定例会を始めたころの写真。この頃はまだ、発表スライドを作っている人はいませんでした。ちなみにスライド作成は必須にはしていません。ただ、プレゼンに慣れていない社員にとっては、発表しやすくなるので皆作成しているようです

同僚の頑張りが見え、自分の言葉を聞いてもらえる場に

上層部が協力してくれるようになっても、社員にこの取り組みの有用性を理解してもらうには、もう少し時間がかかりました。

ターニングポイントになったのは、この活動によって社員のコミュニケーションが活性化されてからです。隣にいる社員の知識や考え、頑張りを発表の場で露わにすることで、「自分も頑張らなければいけない」と思ってもらえるようになりました。 また、一番良い投票(これは必ずしも、スマートで上手な発表だったという基準ではなく、視点や知識レベルがばらばらな中で「自分にとってよいと思った」という曖昧な基準にしています)を選ばせることにより、「一番を獲りたい」という競争心を掻き立てました。

それだけでなく、発表の場を会社で用意することで、「自分が頑張っている」アピールをする場や、「自分がこれから頑張るので協力してほしい」と全社に働きかける場を提供することにもなりました。社員に対し自分の気持ちを発させる努力がまだ少なく、もちろん自分の気持ちをまとめることを促せていなかった当時は、「自分の言葉を会社(社員)に聞いてもらえる」雰囲気がもたらす影響は決して少なくなく、社内コミュニケーションの活性化につながりました。

定例会を1年半続けた今でも、発表したり話したりすることは制作の人間にとってメインの業務ではないためにきっと少しの負担は感じているはずですが、自身が向上していくために、そして、会社でスムーズに業務を進めていくために、コミュニケーションの場として活用しようとしてくれているように思います。

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最近の定例会。「職種が違う人」が多く集まる場なので、それを意識したプレゼンがなされるようになってきました。職種を超えて大事なことを発表していたり、職種が変わっても同じだなと思うことも多く、個人的にも勉強になります

続けなければ意味がないから、「続ける努力」をする

みんなで同じ発表を聞くことで、部門を超えた情報共有がなされ、社内の共通言語が増え、新しい考え方やシステムを取り入れることにつながり、結果として業務改善にも影響を及ぼしたことで、定例会の重要性を理解することにつながっていきました。

この定例会は、「隔週1時間、1人5分×4人、もしその日で社員の多くが都合つかないなら、スキップしてさらに2週あける(1週後にずらさず、また2週後)」というルールを敷いています。そうすることにより、日程を先に押さえておけるので、クライアントさまとの打ち合わせなど予定を入れやすくしています。他社さまでは、週1の勉強会などハイペースで開催されている話も聞きますが、今のノヴィータではこのペースが限界かなと思っています。

現在この場は広報が運営していますが、運営の工数も極力下げたいので、難しい仕組みはとらないように心がけています。

また、ライト二ングトーク形式をとっているのには理由があります。もし、60分間教えるための勉強会スライド資料を作るとして、教える人が忙しすぎて「ごめん、この日までに作れなかった、後ろの日にずらして!」と言われてしまったらどうでしょうか。プッシュしても次の開催が決まらず、定期開催が遠くなるという可能性は大いにあると思っています。そうなるぐらいだったら、細々でも、継続可能なものを実現し続けていく方が効果的だと考えています。

種を蒔かなければ絶対に芽は出ない

強く申し上げたいのは、こういった取り組みは「種を蒔かなければ絶対に芽は出ない」ということ。広報という活動は、目先に芽が出ることはほとんどないと思います。それでも、やらなければ芽は出ないので、いつか芽が出ると確信して(時にはコントロールしながら)業務にあたっています。

定例会も、あの時種を蒔き、自分の力に合わせた最適な力のかけ方を模索し、失敗に向き合って改善を繰り返しやり続けたことで、芽が出たのではないかと思います。

ノヴィータのありのままとして、まだまだ発展途上であることをこうやって広く発信することは非常に勇気が要ります。しかも今、定例会をやっていることは結果よかっただけで、さらには「今の最適解」でしかなく、皆が成長していく以上、今後はそれ以上を求められていくと思っています。粘り強くやっていくことが今後はもっともっと必要になってきますので、組織と共に、私も成長していきたいです。