リモートで始まった新入社員”ルーキー”と過ごした6ヶ月間。そこから得た気づき。
2020年4月入社のルーキーは、1度もオフィスに出社することなくリモートワークになった。入社セレモニーも急遽オンラインで開催することになり、初めてづくしのスタートだ。
そばで手取り足取り教えることができない状況で、どうやって社会人経験ゼロのルーキーに『仕事』を知ってもらうか・・・。
教える方もいつもと勝手の違うコミュニケーションにちょっと戸惑いながらも共に過ごした6ヶ月間を振り返って、得られた気づきを複数回のシリーズに分けてまとめていく。
Episode 1：きちんと依頼することの重要性
当たり前過ぎて拍子抜けしてしまうかもしれないが、
ルーキーはこちらが当たり前と思っている期待に対して予想外の形で裏切ることがある。
（実は、ルーキーじゃなくても裏切りは割とあるあるだったりする）
今回のエピソードでは、「きちんと依頼すること、期待しているアクションを具体的に伝えることの重要性」を伝えたい。
ルーキーさんに対して出した依頼、いつまで経っても返信がない。
ベテランさんがルーキーさんに対して出した依頼、いつまで経っても返信がなく、依頼を読んでいるのかいないのか、依頼に着手しているのかいないのか、状況がわからない。そんなことがあった。
こちらが、ベテランさんがSlackで送信したメッセージ。
この依頼に対して、ルーキーさんは1通しか返信してこなかった。
「以下の2通のメールに」返信するようにと明示したのにだ。
どうして返信ができたものと、できなかったものがあったのか。
本人にヒアリングしてみたところ、以下の回答が得られた。
ルーキーさんの思考としては、「メールの返信＝完了したことを報告する」と考えていたため、すべて完了するまでは返信ができないと思っていた。
ベテランさんにとって、
✔ 連絡をもらったら受領の返信（できることなら完了日時も伝える）
✔ タスクの実行
✔ 完了報告
は、"当たり前"だったが、この当たり前がルーキーさんとは共通認識になっていないことが、ヒアリングによって明らかになった。
そこで、ベテランさんは、以下のような形で依頼し直した。
最初の依頼では省略していた、
- メールを確認する
- 受領の連絡をする
- 依頼されたタスクの実行
- 依頼されたタスク完了後に完了報告
を、ルーキーさんが理解しやすいよう具体的にしたのだ。
その後、ルーキーさんはメールの受領連絡とタスクの完了報告を終えることができた。
期待していることを具体的に共有したことが、功を奏したと思う。
この件を通じて、ルーキーさんは
- メールを受け取ったら受領したことを返信する
- いつまでに完了する予定かを報告する
- 完了したら報告する
という流れと具体的なアクションを知ることができた。
依頼する際に、特に気をつけておきたいこと
ベテランは、期待通りにいかなくても「ダメなやつだ」と決めつけないこと
自分にとって当たり前でも、相手にとっては当たり前じゃないことは、たくさんあると思おう！ ましてや相手は社会人経験ゼロのルーキーだもの、まだまだここから。
成果をあげるためには、期待値を明確にする手間を惜しまないこと。むしろここでしっかり手間をかけたら、あとは追い風！（ワープできるほどじゃないけど、追い風な分"楽"になって余裕が生まれる感じ）
余白を埋めるためのコミュニケーションを丁寧におこなう
お互いの間にある余白をイメージして、余白を埋めるためのコミュニケーションを、ほんの少しだけ丁寧にすることがポイントだった。
出会って間もないルーキーとベテランの間には、たくさんの余白があって、それを埋めていくために"ほんの少しだけ丁寧なコミュニケーション"が欠かせない。それを互いにイメージすることがとても大切だ。
もし、イメージするのが難しいって思った人は、
自分と相手の違ってそうなところを書き出して、比較表をつくってみたら分かりやすいかも。
ルーキーは、『報連相』を用いたコミュニケーションを心がける
コミュニケーションを取れって言うけど、どうやって？？ と思った人がいたら、誰しも一度は耳にしたことがある『報連相』を思い出してほしい。
報告、連絡、相談は、周囲との余白を埋めるためにとっても便利なコミュニケーションの手段で、効果あり。しかも、簡単にできる！簡単だからすぐ始められる。
基本の"き"にあたる『報連相』を用いたコミュニケーションは、リモートワーク中心になって『絡みに行かないと絡めない』環境だからこそ、真価を発揮している。
本当にお勧めだから、騙されたと思って100回くらいは試してほしい。
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